Zapier vs Make: Welches Automatisierungstool passt besser zu deinem Business?

Zapier vs Make – welches Tool ist das bessere Automatisierungswerkzeug für Selbstständige und kleine Unternehmen? Du willst endlich effizienter arbeiten, aber keinen IT-Crashkurs belegen? Hier findest du eine ehrliche, praxisnahe Gegenüberstellung – inklusive Beispielen, Tipps und unserer klaren Meinung.

Warum Automatisieren überhaupt wichtig ist

Wenn du selbstständig bist oder ein kleines Team führst, kennst du das Problem: Es gibt zu viele Tasks und nicht genug Zeit. Du willst einen Blog starten, Social Media bespielen, Anfragen bearbeiten, Rechnungen schreiben… und das alles ohne dich zu zerreißen. Genau hier kommen Automatisierungen ins Spiel. Und Tools wie Zapier oder Make helfen dir dabei, viele dieser Dinge zu automatisieren – also einfach delegieren an Software.

Besonders wenn du gerade erst mit deiner digitalen Präsenz loslegst, kann dein technisches Selbstvertrauen schon mal in den Keller rauschen. Aber hey – du bist nicht allein. Viele Unternehmer denken, Automatisierung sei nur was für Tech-Nerds mit Programmierkenntnissen. Falsch gedacht! Denn dafür gibt’s Tools, die das Ganze super einfach machen (zumindest eins davon, aber dazu gleich mehr). Und mit ein bisschen KI-Magie kannst du dein eigenes digitales Team starten – das für dich arbeitet, selbst wenn du schläfst.

Unsere absolute Empfehlung: Automatisieren mit einem klaren System im Hintergrund. Denk nicht nur an „Zeit sparen“, sondern auch an Skalierbarkeit, Qualität und deinen digitalen Fußabdruck. Gerade im Marketing kannst du viele Prozesse – von Content-Produktion bis Leadqualifizierung – mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungstools nachhaltig aufbauen. So wird aus deinem Online-Auftritt ein echtes System, das Kunden bringt.

Also: Lass uns das Ganze mal strukturiert durchgehen. Denn beide Tools – Zapier und Make – haben ihre Vor- und Nachteile. Aber wer gewinnt wirklich die Schlacht Zapier vs Make?

Was Zapier eigentlich genau macht

Stell dir vor, du könntest alle Web-Apps, die du nutzt, miteinander verknüpfen – ohne Programmieren, ohne IT-Studium. Genau dafür wurde Zapier gebaut. Die Plattform ermöglicht es dir, sogenannte Zaps zu erstellen – das sind einfache Workflows, die aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen bestehen.

Beispiel: Du bekommst ein neues Formular auf deiner Webseite ausgefüllt (Trigger). Zapier nimmt diese Infos und speichert sie in deiner Google-Tabelle, verschickt automatisch eine E-Mail und informiert dich per Slack (Aktionen). Du musst nichts mehr davon manuell machen. Zapier macht’s für dich.

Das Geile daran? Du brauchst keinerlei Programmierkenntnisse. Alles geht über eine visuelle, extrem benutzerfreundliche Oberfläche. Du klickst dich buchstäblich durch von „Wenn das passiert“ zu „dann mach das“. Besser noch: Transformationen, Filter, Bedingungen – all das ist einfach integrierbar, oft sogar ohne zusätzliche Task-Kosten. Mehr dazu später.

Für viele unserer Kunden (und auch für uns selbst) war Zapier der perfekte Einstieg in die Welt der Automatisierung. Es ist schnell zu lernen, macht Spaß und du bekommst echt rasch Ergebnisse. Wenn du ein Machertyp bist, der Resultate sehen will, ohne vorher stundenlang Tutorials zu gucken, dann ist Zapier quasi dein bester Buddy.

Wofür Make gedacht ist – und warum es komplexer ist

Make (früher bekannt als Integromat) ist sozusagen der „Nerd“ unter den Automatisierungstools. Und das ist jetzt nicht negativ gemeint – im Gegenteil. Make bietet extrem viele Möglichkeiten, richtig komplexe Szenarien zu bauen. Du kannst ganze Datenflüsse steuern, Sachen verzweigen, Schleifen einbauen, Zwischenberechnungen machen – alles in einem schicken, visuellen Editor. Klingt fancy, oder?

Das Problem: Es ist verdammt komplex. Die Plattform ist definitiv nicht selbsterklärend. Für jemanden, der eigentlich nur seinen Arbeitsalltag automatisieren will, kann sich Make schnell wie ein Miniprogrammierstudio mit buntem Interface anfühlen. Du musst logischer denken, den Datenfluss verstehen und viele kleine Details im Blick behalten. Und: Es verzeiht kaum Fehler.

Aber hey, wenn du das draufhast, ist Make extrem mächtig. Du kannst verschiedenste Apps kombinieren, Datentransformationen auf einem sehr detaillierten Level durchführen und Systeme verbinden, an die Zapier noch nicht mal denkt. Wer z. B. auf einer Plattform Inhalte zusammenfasst, verarbeitet und mit einer KI weiterverwertet (Social Media Scheduled Posts etwa) – für den ist Make spannend.

Aber hier kommt der Haken aus persönlicher Erfahrung: Oft zählen bei Make schon die kleinsten Prozesse als Operation. Bei einer meiner eigenen Automatisierungen hat das System täglich 50 bis 100 Schritte verbraucht – nur fürs Warten auf einen Trigger. Kein Witz! Und das kann teuer werden. Preislich ist Make auf dem Papier günstiger, aber rechne genau, was du wirklich brauchst.

Zapier vs Make im direkten Vergleich

Okay, let’s get real. Du fragst dich: Was ist jetzt wirklich besser – Zapier oder Make? Hier kommt der Klartext-Vergleich:

Benutzerfreundlichkeit

Zapier gewinnt haushoch. Du brauchst kein Studium, keine Kurse, einfach nur deinen Anwendungsfall. Alles ist intuitiv aufgebaut. Make ist dagegen eher für Leute, die richtig einsteigen wollen. Das frustriert Anfänger schnell – vor allem, wenn’s mal nicht gleich funktioniert.

Flexibilität

Make bietet ohne Frage mehr Flexibilität. Wenn du tiefe Integration brauchst und detaillierte Datenverarbeitung, liefert Make. Aber: Die Lernkurve ist steil. Zapier hingegen deckt die allermeisten Business-Fälle ab – besonders im Marketing und Vertrieb.

Preis & Task-Zählung

Make sieht auf den ersten Blick günstiger aus. Aber Achtung: Während bei Zapier Filter, Formeln und Co. oft gar nicht als Tasks gezählt werden, ist Make bei den Operationen deutlich großzügiger mit dem Zählen. In der Praxis kannst du also trotzdem schnell beim gleichen Preis landen – oder mehr zahlen.

Leistung im Marketing-Setup

Für alle, die mit KI ein automatisiertes Marketing aufbauen wollen, ist Zapier fast immer der bessere Einstieg. Es lässt sich hervorragend mit GPT, Notion, Sheets, Gmail, Slack, u.a. verbinden. Du kannst Content schreiben lassen, Inhalte posten, Leads einsortieren – alles smart und automatisiert.

Automatisierung plus KI – das Dream Team

Hier geht’s richtig ab: Wenn du Automatisierungstools wie Zapier oder Make mit Künstlicher Intelligenz kombinierst, wird’s richtig smart. Plötzlich erstellt nicht nur irgendein Tool Content oder versendet Mails – du baust dir ein digitales Assistenten-Team, das mitdenkt.

Ein Beispiel aus unserem Alltag: Wir lassen mit ChatGPT automatisch zu bestimmten Keywords Blogposts erstellen, checken, ob die Headlines klickstark genug sind, und lassen die Inhalte dann sogar in Notion automatisiert einpflegen. Von dort aus geht’s weiter zur Website zur Veröffentlichung. Klingt aufwändig, oder?

Mit Zapier funktioniert das locker: Wir verbinden Google Docs, Notion, OpenAI und unser CMS. Und zack – hast du eine Content-Maschine, die wöchentlich Inhalte ausspuckt, die auch noch gut sind – ohne dass du viel manuell machen musst.

Mit Make ließe sich das auch bauen – tatsächlich sogar flexibler. Aber der Setup? Ist ein Projekt. Du musst wirklich Bock drauf haben. Wer schneller ins Doing will, ist mit Zapier einfach schneller startklar und bekommt einfach länger was fürs Geld.

Was kannst du konkret automatisieren?

Vielleicht denkst du gerade: Alles ganz nett, aber was kann ich denn wirklich konkret automatisieren? Hier ein paar Szenarien, die wir mit Kunden umgesetzt haben:

• Erhaltene Kontaktformulare automatisch in eine CRM-Tabelle + Slack-Info an Sales-Team
• Buchhaltungsdaten aus Rechnungs-Tools direkt an Google Drive, plus E-Mail an Steuerberater
• Blogartikel via ChatGPT + Notion erstellen, in WordPress hochladen, automatisch posten
• Neue Kundenkäufe senden Trigger an KI, die eine personalisierte Begrüßungs-Mail erstellt
• Terminvereinbarung + Nachfassmail über Calendly, E-Mail, WhatsApp automatisch

Die Verbindung von KI und Automatisierung bringt dir mehr als nur „weniger klicken“. Du baust dir langfristig ein System, das Wachstum bringt, weil es unabhängig skaliert. Du brauchst kein größeres Team – dein digitales Team arbeitet im Hintergrund für dich.

Wann welches Tool sinnvoll ist

Zapier oder Make – was passt zu dir? Hier ein kleiner Entscheidungs-Check:

• Du willst schnell starten, ohne viel lernen? → Zapier!
• Du baust Marketing-Automatisierung mit KI? → Zapier geht hier sehr effizient.
• Du brauchst sehr technische, verzweigte Prozesse? → Dann ist Make eine Option.
• Du hast Entwickler-Skills oder Hilfe im Team? → Dann kannst du Make ausprobieren.
• Du willst langfristig kosteneffizient arbeiten? → Beide Tools können das – kommt auf die Nutzung an.

Unsere ehrliche Meinung: Die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen werden mit Zapier glücklicher. Es ist einfacher, macht mehr Spaß und kostet weniger Nerven. Und das zählt bei all dem Tech-Kram am Ende wirklich.

Unsere Erfahrung mit beiden Plattformen

Lass uns ehrlich sein: Wir haben beide Plattformen intensiv genutzt. Mit Zapier sind wir superflott ins Arbeiten gekommen. Spaßfaktor? Hoch. Ergebnis? Schnell da. Einrichten, testen, läuft.

Make hat uns anfangs begeistert – bis wir gemerkt haben, dass vieles einfach nicht so intuitiv läuft. Und dann diese Geschichte: Eine Automatisierung sollte nur auf neue Eingaben reagieren – hat aber beim bloßen „Warten auf Input“ schon 100 Schritte pro Tag verbraucht. Und tschüss, günstiger Tarif.

Bei Zapier werden Filter, Transformationen etc. oft gar nicht als Tasks gezählt. Du kriegst also oft mehr Output für dein Geld. Und ganz ehrlich: In 90 % der Business-Cases brauchst du keine technischen Spielereien – du brauchst ein System, das jetzt funktioniert.

Fazit – Was wir dir empfehlen

Zapier vs Make? Unsere Einschätzung ist klar: Starte mit Zapier. Es ist nutzerfreundlicher, bringt schnelle Ergebnisse und eignet sich perfekt für alle, die mit Marketing-Automatisierung durchstarten wollen – ideal kombiniert mit KI, die dir richtig Arbeit abnimmt.

Make ist trotzdem ein starkes Tool – aber eher für versiertere Nutzer oder sehr komplexe Systeme. Wenn du bereit bist, dich einzuarbeiten und du komplexere Szenarien automatisieren musst, kannst du damit richtig was reißen.

Aber für die meisten Unternehmer, die effizient arbeiten wollen, ist Zapier einfach der bessere Startpunkt. Digitaler Assistent statt digitaler Frust.

Mach dich unabhängig von Agenturen und baue dein eigenes System – smart, effizient und zukunftssicher. Und wenn du Fragen hast: Schreib uns. Wir helfen dir auf dem Weg zur digitalen Effizienz wieder ganz persönlich.

Fakten, Zahlen und Quellen im Überblick

• Zapier bietet über 7.000 Integrationen, während Make weniger als 2.000 unterstützt – ein deutlicher Unterschied in der App-Vielfalt.
• Zapier liegt auf G2 in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Einrichtung und Administration vor Make.
• 89 % der Zapier-Mitarbeitenden nutzen bereits KI täglich – ein Zeichen für Innovationskraft.
• Mehr als 22 Millionen Zaps wurden bereits erstellt – ein Indikator für hohe Nutzung und Vertrauen.
• Die Nutzerbasis ist von 600.000 auf über 8 Millionen gewachsen – inklusive 200 Mio. Dollar Umsatz (2022).
• Zapier nutzt ein „Task“-Modell, das fairer abrechnet alsMakes Operationen, die sich schnell verbrauchen können.
• Zapier gilt als das „Apple“ unter den Tools: einfach, benutzerfreundlich, weitverbreitet – Make wird mit Android verglichen: flexibler, aber komplex.
• Viele Unternehmen integrieren Zapier direkt, sogar ohne eigene öffentliche API – das zeigt das Vertrauen in die Plattform.
• Mit Zapier lassen sich Prozesse in Minuten statt Wochen aufsetzen – ein echter Wettbewerbsvorteil für kleine Unternehmen.

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Falls du Schwierigkeiten hast, deine Prozesse zu automatisieren oder du einfach keine Ahnung hast, wo du anfangen sollst – du bist nicht allein. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stehen genau an diesem Punkt: zu viel zu tun, zu wenig Zeit, zu viele Tools, zu wenig Klarheit.

Möchtest du auch, dass dein Marketing endlich wie von selbst läuft? Dass du mehr Zeit für deine Kunden hast statt dich ständig mit Systemen, Schnittstellen und Technik herumzuärgern? Oder träumst du davon, dass dir eine smarte KI deine To-dos abnimmt – von Content über E-Mail bis Leadpflege?

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